La formalización de una empresa

Una empresa tiene el carácter de formal cuando: Está registrada como empresa en el Registro de Comercio y en el Ministerio de Hacienda, lleva contabilidad, está registrada como contribuyente en la Dirección General de Impuestos Internos y está registrada en la alcaldía municipal de su localidad.

Según el Art. 437 del Código de Comercio, los comerciantes con activos menores de $12,000 deben llevar la contabilidad por sí mismos o por bachiller en comercio, titulado, y si tuvieren activos por más, la contabilidad debe ser llevada por bachiller en comercio o por contadores titulados o por una empresa de contabilidad autorizada.

Una contabilidad formal comprende: Un sistema contable (catálogo y manual de cuentas, políticas y procesos contables y formatos de estados financieros, un juego de libros u hojas de contabilidad (libro diario-mayor, libro de estados financieros y otros, según el caso) y un juego de libros de registro fiscal (Ventas a Contribuyentes, Ventas a Consumidores Finales y Compras). Tanto el sistema contable como los libros deben ser aprobados por un Contador Público o firma de contadores autorizados como auditores.

Todos estos requisitos son necesarios para el comerciante social y para la empresa individual, por lo que no constituyen ninguna diferencia en cuanto a estos requerimientos.

Ventajas de la formalización de las empresas

Formalizando sus operaciones la empresa obtiene las siguientes ventajas en sus operaciones:

a) Crea y mantiene un registro de sus operaciones contables y con ello, una lectura documentada de sus operaciones a través del tiempo, pudiendo establecer las tendencias de sus operaciones.

b) La contabilidad le permite conocer algunos aspectos importante de todo negocio:
  • Los resultados reales de sus operaciones
  • Los márgenes y costos de sus productos vendidos.
  • La fuente de sus utilidades y la causa de sus pérdidas.
  • El detalle de sus deudores y acreedores.
  • Los márgenes de sus diferentes productos o servicios vendidos.
c) Le permite gestionar crédito con el sistema bancario o con otros entes del sistema financiero formal, con términos más convenientes que los que pudiera obtener como persona natural en cuanto a plazos y tasas de interés.

d) Si vende servicios, la formación de la empresa como sociedad de varias personas le evita la retención del 10% sobre la venta de servicios a empresas formales, requisito muy usual por parte de empresas formalizadas.

e) El proceso de formalización no es prolongado pudiendo durar de una semana a dos, según la forma de constitución y disposición de información necesaria.

El proceso de formalización de las empresas

En primer lugar, el término “formalización” difiere de una sociedad a una empresa personal, como se explica a continuación:

Características comunes:
  1. Puede ser constituida por un tiempo indefinido, pudiendo ser heredada, transferida, vendida, etc. mediante el simple traspaso de la propiedad (acciones en el caso de la sociedad), que representa el capital o patrimonio de la empresa.
  2. El nombre comercial puede ser escogido a gusto del empresario o de los inversionistas y pueden usar el mismo que usa la empresa personal en cualquier trámite legal.
Características diferentes:
  1. Para la empresa de forma social, los ingresos por servicios no están sujetos a la retención del 10% sobre la facturación, como se requiere para las empresas personales de personas naturales.
  2. Las utilidades fiscales que resulten de su operación pagan 25% o 30% para las sociedades (si tienen ventas anuales de $150,000 o más) en cambio para la empresa personal, la tasa es escalonada dependiendo del nivel de utilidad obtenida (hasta $4,064, exentos, luego hasta $9,142, 10% sobre el exceso de $4064 mas $212; hasta $22,187, 20% sobre el exceso de $9,142 mas $720 y por más de $22,187, 30% sobre el exceso de $9142 mas $3,463.
  3. Las utilidades repartidas por la sociedad están sujetas al 5% en el caso de sociedades; en cambio, para las empresas personales, únicamente está gravado cono impuesto sobre la renta la obtención primaria de las utilidades.
  4. Los clientes de una empresa tienen una percepción de mayor formalidad en una empresa en forma de sociedad que en una persona natural, precisamente por tener existencia legal diferente.
  5. La revisión de auditoría, que se requiere a todas las empresas de forma de sociedad permite una revisión equitativa de los resultados y de la situación real de la empresa.
Requisitos Legales:
  1. En la empresa personal, el propietario es el representante legal. En la forma de sociedad, esta autoridad puede ser mediante un Administrador único o una junta directiva formada por tres miembros (presidente, secretario y vocal), la cual asume todas las facultades de administración. (deben considerarlo los socios interesados)
  2. La empresa personal se constituye con la gestión de la matricula de comercio, que debe tramitarse en forma anual, declarando el balance de la empresa y llenando la solicitud correspondientes. La constitución de la sociedad debe hacerse ante un notario o abogado autorizado, quien elaboraría el Pacto Social en el que se consigna el régimen legal aplicable a las sociedades de este tipo.
  3. La empresa personal nace con el nombre del propietario o con el nombre comercial que selecciones. La sociedad debe tener un nombre cualquiera, seguido de las palabras Sociedad Anónima.
  4. Para una sociedad, el capital mínimo para constituirla es de $2,000 (dos mil dólares); aporte que puede hacerse en bienes o efectivo, con un mínimo del 5% ($100) al momento celebrar la escritura de constitución. La empresa personal debe tener también un capital; pero no tiene un mínimo.
  5. El aporte de capital para los dos tipos de empresa puede hacerse con los bienes en uso en la empresa actual, previo inventario certificado y valuado por un contador autorizado.
  6. Ambas formas de empresa debe llevar contabilidad formal y tener un sistema contable aprobado y libros legalizados, por un Contador Público o empresa de contaduría pública autorizada por el Consejo de Vigilancia de la Contaduría Pública.
  7. El sistema contable puede ser manual o mecanizado, según las facilidades que tenga la empresa o la empresa que llevará la contabilidad.
  8. Las empresas en forma de sociedad, cada año deben nombrar un auditor externo quien debe dictaminar los estados financieros al final de cada ejercicio anual.
  9. Ambos tipos de empresa deben formalizar sus obligaciones legales con el fisco y tramitarse el NIT, el número de registro de IVA y la autorización para emitir créditos fiscales y facturas autorizadas por la autoridad fiscal.
Nuestro despacho especializado en asesoría de empresas puede ayudarlo en este proceso y en otros apoyos empresariales.

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Atentamente

José Alberto Peralta
Director